POLÍTICA DE PRIVACIDADE E PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS — SARA AI

Versão vigente a partir de 23 de outubro de 2026

Esta Política descreve como a VFC TECNOLOGIA LTDA, CNPJ nº 60.237.016/0001-44, com sede na Av. Paulista, nº 1106, Sala 01, Andar 16, Bela Vista, São Paulo/SP, CEP 01310-914 (“SARA AI” ou “VFC”), trata dados pessoais no serviço Sara AI, conforme a Lei nº 13.709/2018 (LGPD) e a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet).

Ela alcança o Usuário — quem contrata o serviço para seu negócio, sua equipe e quem inicia o cadastro sem concluí-lo (o Interessado) — e o Cliente Final, cliente ou paciente do Usuário que interage com a assistente virtual pelo WhatsApp ou pelas páginas de agendamento. Esta Política integra os Termos e Condições Gerais de Uso da Sara AI (“Termos”).

1. DEFINIÇÕES

1.1. Aplicam-se as definições do art. 5º da LGPD. Destacam-se:

“Controlador”: a quem competem as decisões sobre o tratamento de dados pessoais;
“Operador”: quem trata dados pessoais em nome do Controlador;
“Usuário”: a pessoa física ou jurídica que contrata o serviço para seu negócio, e as pessoas de sua equipe que acessam a plataforma;
“Interessado”: a pessoa natural que inicia o cadastro e ainda não concluiu a contratação; seus dados seguem o regime dos dados do Usuário, com a VFC como Controladora;
“Cliente Final”: a pessoa natural que interage com o serviço como cliente ou paciente do Usuário.

2. DOS PAPÉIS NO TRATAMENTO (CONTROLADOR E OPERADOR)

2.1. Dados do Usuário e do Interessado. Quanto ao cadastro, à conta de acesso, à cobrança e aos registros de uso da plataforma, a VFC é Controladora.

2.2. Dados de Clientes Finais. Quanto às conversas, aos contatos, aos agendamentos e às comunicações operados pela assistente virtual, o Usuário é o Controlador e a VFC, a Operadora, tratando esses dados por conta e ordem do Usuário, conforme suas instruções e configurações, nos limites dos Termos, do Anexo I aos Termos e desta Política. A VFC trata dados de Clientes Finais em finalidade própria, como Controladora, apenas quando estritamente necessário à segurança da plataforma, à prevenção a fraudes e abusos ou ao cumprimento de obrigação legal; o aprimoramento do serviço usa somente dados anonimizados ou agregados, dos quais não seja possível identificar o titular.

2.3. Incumbe ao Usuário, como Controlador, cumprir as obrigações que a LGPD lhe atribui, inclusive eleger base legal para as comunicações que instruir, informar os titulares e atender aos seus direitos, com o apoio técnico da VFC previsto na seção 9.

3. DOS DADOS PESSOAIS TRATADOS

3.1. São tratadas as seguintes categorias, coletadas apenas na medida necessária às finalidades da seção 4:

Titular	Categoria	Dados
Usuário e sua equipe	Cadastro, cobrança e uso	Contato e dados do negócio (nome, CPF/CNPJ, endereço, serviços, profissionais, horários e políticas de atendimento); identificadores da autenticação com Google ou Apple; dados de cobrança da assinatura, processados pelo operador de pagamento ou pelas lojas (a VFC não armazena dados completos de cartão); registros de acesso e uso, endereço IP, identificadores de dispositivo e de notificação; e o registro do aceite dos documentos legais (cláusula 3.4 dos Termos)
Interessado	Cadastro em andamento	Nome, e-mail, telefone, respostas das etapas do cadastro, mensagens da conversa de demonstração, etapa alcançada e origem da visita
Cliente Final	Identificação e contato	Telefone do WhatsApp; nome, e-mail e endereço, quando informados pelo Cliente Final ou cadastrados pelo Usuário
Cliente Final	Conteúdo, agendamento e relacionamento	Mensagens trocadas com a assistente virtual e com a equipe do Usuário, incluindo áudios transcritos e anexos; dados do agendamento; respostas ao formulário configurado pelo Usuário; status do sinal; lista de espera; anotações internas da equipe; adesão e descadastramento de mensagens ativas; bloqueios e denúncias de abuso
Cliente Final	Registros técnicos	Data, hora e status de entrega das mensagens, metadados operacionais e localização compartilhada pelo próprio Cliente Final

3.2. Dados pessoais sensíveis. A VFC não coleta dados sensíveis por iniciativa própria nem os exige em campo específico. Quando o Usuário atua na área da saúde, porém, o agendamento pode revelar dado referente à saúde (art. 5º, II, da LGPD), pela descrição do serviço, pela especialidade do profissional ou por informação que o Cliente Final inclua na conversa ou no formulário. Nesse caso o Usuário é o Controlador e a ele compete eleger e registrar a hipótese do art. 11 aplicável — tipicamente a tutela da saúde (art. 11, II, “f”) ou o consentimento específico e destacado. A VFC atua apenas como Operadora, não elege base legal própria, trata esses dados só na medida necessária ao atendimento instruído, aplica as medidas da seção 8 e não os comunica a outros controladores com o objetivo de obter vantagem econômica (art. 11, § 4º), limitando o compartilhamento aos suboperadores da seção 5. Incumbe ao Usuário não configurar perguntas que solicitem dados sensíveis sem hipótese legal própria.

4. DAS FINALIDADES E HIPÓTESES LEGAIS DO TRATAMENTO

4.1. Dados do Usuário e do Interessado (VFC como Controladora):

cadastro, autenticação, disponibilização da plataforma, cobrança, gestão da assinatura, comunicações contratuais e atendimento ao Usuário — execução de contrato (art. 7º, V);
segurança, prevenção a fraudes e abusos e estatísticas de uso sem identificação de titulares — legítimo interesse (art. 7º, IX);
guarda de registros de acesso e obrigações fiscais, regulatórias e legais — obrigação legal ou regulatória (art. 7º, II);
acompanhamento comercial de quem inicia o cadastro, com registro da etapa alcançada e da origem da visita — legítimo interesse (art. 7º, IX), com direito de oposição pelo contato da seção 11;
medição da eficácia dos anúncios da VFC junto à Meta — consentimento (art. 7º, I), manifestado na barra de cookies do cadastro e revogável a qualquer tempo.

4.2. Dados de Clientes Finais, tratados pela VFC como Operadora, salvo onde indicado, por conta e ordem do Usuário-Controlador:

atendimento conversacional; agendamento, remarcação e cancelamento; lista de espera; cobrança de sinal, quando habilitada — execução de contrato ou de procedimentos preliminares a pedido do titular (art. 7º, V);
lembretes e confirmações do compromisso — execução de contrato (art. 7º, V) e legítimo interesse do Usuário-Controlador na redução de faltas (art. 7º, IX);
histórico de conversas e atendimentos disponibilizado ao Usuário, com suas anotações — legítimo interesse do Usuário-Controlador (art. 7º, IX);
campanhas, mensagens ativas promocionais e retomada de contato, quando habilitadas — consentimento ou opt-in obtido pelo Usuário-Controlador (art. 7º, I), na forma da cláusula 8.6 dos Termos;
dado referente à saúde presente no agendamento — hipótese do art. 11 eleita pelo Usuário-Controlador (seção 3.2);
segurança da plataforma, prevenção a fraudes e abusos, bloqueios e denúncias — legítimo interesse da VFC (art. 7º, IX), aqui na condição de Controladora.

A eleição da hipótese legal compete ao Usuário; a lista reflete o uso padrão do serviço e a instrução manifestada ao habilitar cada funcionalidade.

4.3. Os dados tratados na prestação do serviço — em especial os dos Clientes Finais e o conteúdo das conversas — não são usados para fins publicitários da VFC, não são comercializados a qualquer título e não são usados para treinar modelos de inteligência artificial: a VFC contrata seus fornecedores de modelos em modalidade na qual os dados enviados não alimentam treinamento. A única medição publicitária da VFC é a do próprio cadastro (seções 4.1 e 13), que depende de consentimento e não alcança dados de Clientes Finais.

5. DO COMPARTILHAMENTO DE DADOS PESSOAIS

5.1. O compartilhamento limita-se aos fornecedores e suboperadores necessários à operação do serviço. Conforme os recursos contratados ou habilitados pelo Usuário, os destinatários são:

Meta Platforms, Inc., titular do WhatsApp, e os provedores de conectividade homologados pela Meta, que recebem o telefone, o conteúdo das mensagens e os anexos trocados; a Meta recebe ainda, somente quando o Interessado consente na medição de anúncios, os dados de conversão do cadastro (identificadores técnicos da conexão e do navegador, inclusive endereço IP, e e-mail e telefone em forma de resumo criptográfico);
OpenAI, provedora dos modelos de inteligência artificial que processam o conteúdo das conversas e as instruções configuradas pelo Usuário para gerar as respostas da assistente virtual, inclusive a transcrição de áudios;
Stripe, responsável pelas cobranças da assinatura e, quando habilitada pelo Usuário, pela conta de recebimento e pela cobrança de sinal dos Clientes Finais;
Google e Apple, conforme o recurso usado, quanto à autenticação, à distribuição do aplicativo, às notificações e à integração de agenda autorizada pelo Usuário;
fornecedores de infraestrutura em nuvem, monitoramento, análise de qualidade das conversas, telefonia, e-mail e pagamentos, e o sistema de CRM próprio da VFC, contratados como suboperadores e usados apenas para operar, diagnosticar e proteger o serviço. A análise de qualidade recebe o conteúdo de cada interação processada, apenas para diagnóstico de falhas, segurança e verificação da qualidade das respostas, por conta e ordem do Usuário-Controlador.

5.2. Funcionalidades acionadas por quem as utiliza podem envolver serviços externos que recebem apenas os dados da solicitação e os metadados da conexão, como a consulta de endereço pelo CEP, mapas, páginas de pagamento e calendários externos conectados pelo Usuário.

5.3. A caixa de entrada da equipe do Usuário é operada em sistema hospedado pela própria VFC, sem compartilhamento com o fornecedor desse sistema.

5.4. Os dados poderão ser compartilhados com autoridades públicas, judiciais, policiais ou administrativas, havendo obrigação legal ou regulatória, ordem judicial ou requisição de autoridade competente.

5.5. A VFC exige de seus fornecedores e suboperadores compromissos de confidencialidade e de conformidade com a legislação de proteção de dados. A relação atualizada dos suboperadores, o destinatário aplicável a determinado fluxo de dados e a região de hospedagem são informados mediante solicitação pelo contato da seção 11. Integrações autorizadas pelo Usuário sujeitam-se também aos próprios termos.

5.6. A inclusão de novo suboperador com acesso a dados de Clientes Finais será refletida na relação de suboperadores mantida pela VFC, disponibilizada na forma da seção 5.5, e comunicada aos Usuários pelo e-mail cadastrado com antecedência mínima de 30 (trinta) dias, na forma do Anexo I aos Termos, facultada a oposição fundamentada ali prevista.

6. DA TRANSFERÊNCIA INTERNACIONAL DE DADOS

6.1. Parte dos fornecedores da seção 5 está sediada ou hospeda dados no exterior, notadamente nos Estados Unidos da América — inclusive os que processam o conteúdo das conversas dos Clientes Finais (modelos de inteligência artificial e análise de qualidade das respostas). A prestação do serviço envolve, portanto, transferência internacional de dados pessoais. O armazenamento primário dos dados do serviço é realizado no Brasil.

6.2. As transferências observam o Capítulo V da LGPD e o Regulamento de Transferência Internacional de Dados da ANPD e fundam-se, conforme o caso, em cláusulas-padrão contratuais aprovadas pela ANPD (art. 33, II, “b”), em cláusulas específicas ou normas corporativas globais com proteção compatível (art. 33, II, “a” e “c”) ou, quanto aos dados do próprio Usuário, na necessidade de execução do contrato do qual ele é parte (art. 33, IX).

6.3. O país de destino e o instrumento de transferência aplicável a cada fornecedor são informados mediante solicitação ao Encarregado indicado na seção 11.

7. DO PRAZO DE RETENÇÃO E DA ELIMINAÇÃO

7.1. Os dados pessoais são conservados pelos seguintes prazos:

Conversas, agendamentos, cadastro de Clientes Finais e dados da conta: enquanto a conta permanecer ativa. Cancelada ou expirada a assinatura sem regularização, ficam 90 (noventa) dias, em que o Usuário pode exportá-los (cláusula 13.4 dos Termos) ou reativar a assinatura. Ao término, a VFC registra a solicitação de exclusão da conta, avisa o Usuário pelo e-mail cadastrado e executa a exclusão 7 (sete) dias depois, salvo desistência nesse intervalo pelo Painel ou pelo aplicativo, caso em que novo período de 90 (noventa) dias se inicia. O Usuário pode, a qualquer tempo, pedir a exclusão da conta (cláusula 13.6 dos Termos) e renunciar à exportação, hipótese em que a eliminação ocorre em até 15 (quinze) dias;
Cadastros não concluídos: a sessão expira em 30 (trinta) dias; o contato do Interessado, a origem da visita, a etapa alcançada e o registro da conversa de demonstração ficam no CRM da VFC por até 12 (doze) meses do último contato, salvo oposição anterior, ou até a contratação, quando passam a seguir o prazo anterior. As conversas do ambiente de demonstração são eliminadas na contratação ou em até 72 (setenta e duas) horas após o teste;
Registros de acesso às aplicações web (data, hora e endereço IP): 6 (seis) meses, nos termos do art. 15 da Lei nº 12.965/2014, prazo extensível por requisição de autoridade; não incluem o conteúdo das comunicações, que segue o prazo do primeiro item;
Registros técnicos de entrega de mensagens e de tentativas de agendamento: 14 (quatorze) dias; estatísticas de uso do produto, sem conteúdo nem dados de contato: 6 (seis) meses; registros de análise de qualidade do processamento por inteligência artificial (seção 5.1): 90 (noventa) dias, eliminados automaticamente pelo fornecedor;
Registro do aceite dos documentos legais e das solicitações de exclusão de conta: pelo prazo de prescrição das obrigações contratuais, como prova do aceite e da exclusão;
Documentos fiscais e registros de cobrança: 5 (cinco) anos, nos termos da legislação tributária, mantidos junto ao processador de pagamento.

7.2. A exclusão da conta elimina os dados do Usuário e de seus Clientes Finais nos sistemas do serviço e nos fornecedores da seção 5 que mantêm registros vinculados à conta, ressalvado o art. 16 da LGPD. Os registros de análise de qualidade não são vinculados à conta e expiram no prazo da seção 7.1; os compromissos do motor de agendamento são cancelados e conservados de forma inativa até a eliminação em ciclo técnico posterior; cópias de segurança e mecanismos de recuperação da infraestrutura (como a recuperação pontual do banco de dados por até 35 dias) podem conservar dados por período adicional, durante o qual não são usados para nenhuma outra finalidade e são protegidos pelas medidas da seção 8.

7.3. A eliminação de dados de um Cliente Final específico, a pedido do titular ou por instrução do Usuário-Controlador, é realizada pelo Usuário no Painel ou com o apoio técnico da VFC pelos canais da seção 9, ressalvado o art. 16 da LGPD.

8. DA SEGURANÇA DA INFORMAÇÃO

8.1. São adotadas medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão, compatíveis com a natureza dos dados e o porte das operações: criptografia em trânsito, controle restrito de acessos, segregação lógica dos dados por cliente, segregação de ambientes, registro das ações administrativas e fornecedores com práticas reconhecidas de segurança. Quem, a serviço da VFC, acessa dados pessoais sujeita-se a obrigações de confidencialidade.

8.2. As mensagens trocadas pelo WhatsApp contam com a criptografia aplicada pela própria plataforma até a infraestrutura de atendimento do serviço.

8.3. Nenhum sistema é absolutamente imune a incidentes. Havendo incidente de segurança que possa acarretar risco ou dano relevante aos titulares, a VFC fará as comunicações exigidas pelo art. 48 da LGPD e pela regulamentação da ANPD. Quanto aos dados de Clientes Finais, comunicará o Usuário em até 24 (vinte e quatro) horas da ciência do incidente, informando a natureza e a data do incidente, as categorias e o número aproximado de titulares e de registros afetados, as possíveis consequências, as medidas adotadas e em curso e o contato para esclarecimentos, e prestando-lhe, sem custo adicional, as informações complementares que razoavelmente solicitar para cumprir, nos prazos regulamentares, seus próprios deveres perante a ANPD e os titulares.

9. DOS DIREITOS DO TITULAR

9.1. Nos termos do art. 18 da LGPD, o titular pode obter do Controlador, a qualquer momento e mediante requisição, a confirmação da existência de tratamento, o acesso, a correção, a anonimização, o bloqueio ou a eliminação de dados, a portabilidade, a informação sobre o compartilhamento e sobre a possibilidade de não consentir, e a revogação do consentimento. Pode ainda pedir a revisão humana de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado (art. 20 da LGPD): na conversa com a assistente virtual, basta pedir para falar com a equipe do negócio, que assume o atendimento pelo Painel.

9.2. O Usuário pode formular suas requisições gratuitamente pelo endereço suporte@sara-ai.com.br ou pelo Encarregado da seção 11, e elas serão respondidas nos prazos e na forma da legislação aplicável.

9.3. O Cliente Final pode dirigir suas requisições ao negócio que o atende (o Usuário, Controlador de seus dados) ou aos canais da seção 11. As requisições recebidas pela VFC sobre dados sob controle do Usuário são encaminhadas a este, a quem incumbe o atendimento, prestando a VFC o apoio técnico necessário (acesso, correção, exportação e eliminação nos sistemas do serviço) em até 10 (dez) dias úteis, na forma do Anexo I aos Termos.

9.4. O titular pode, ainda, peticionar perante a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD).

9.5. Exclusão de dados (Meta e LGPD). O titular que desejar excluir dados obtidos por meio do WhatsApp, do Facebook ou do Instagram, ou da assistente virtual, pode acessar https://sara-ai.com.br/data-deletion ou escrever para suporte@sara-ai.com.br, observado, quanto aos dados de Clientes Finais, o encaminhamento da seção 9.3.

10. DE CRIANÇAS E ADOLESCENTES

10.1. A contratação do serviço destina-se exclusivamente a maiores de 18 (dezoito) anos. A VFC não coleta intencionalmente dados pessoais de crianças e adolescentes para fins próprios.

10.2. Dados de crianças e adolescentes podem constar de agendamentos e conversas quando o atendimento for solicitado por seus pais ou responsáveis legais. O tratamento observa então o melhor interesse da criança ou do adolescente (art. 14 da LGPD) e ocorre sob a responsabilidade do Usuário, na condição de Controlador, limitando-se a VFC ao necessário à operação do serviço. Quando o agendamento for solicitado diretamente por adolescente, o tratamento limita-se ao estritamente necessário à execução do compromisso, incumbindo ao Usuário verificar a necessidade de participação de responsável legal conforme a natureza do serviço prestado, na forma da cláusula 8.1, alínea “i”, dos Termos.

11. DO ENCARREGADO PELO TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS (DPO) E DO CONTATO

11.1. Nos termos do art. 41 da LGPD, a VFC indica como Encarregado pelo tratamento de dados pessoais:

Victor Figueira Cardoso E-mail: victor@sara-ai.com.br

11.2. O Encarregado é o canal de comunicação entre a VFC, os titulares e a ANPD. Dúvidas, solicitações ou reclamações podem também ser dirigidas a suporte@sara-ai.com.br ou ao endereço Av. Paulista, 1106, Sala 01, Andar 16, Bela Vista, São Paulo/SP, CEP 01310-914. A indicação de Encarregado, o registro das operações de tratamento e as medidas da seção 8 integram o programa de governança em privacidade da VFC (art. 50 da LGPD).

12. DAS ATUALIZAÇÕES DESTA POLÍTICA

12.1. A versão vigente é a identificada pela data de vigência do cabeçalho, apresentada ao Usuário no Painel e no aplicativo no momento do aceite e publicada em https://sara-ai.com.br/legal/privacidade. Esta Política pode ser atualizada para refletir alterações no serviço, na legislação ou nas práticas de tratamento.

12.2. Alterações substanciais — as que reduzam direitos dos titulares, ampliem as finalidades de tratamento ou incluam novo suboperador com acesso a dados de Clientes Finais — serão comunicadas aos Usuários pelo e-mail cadastrado e por aviso na plataforma, com antecedência mínima de 30 (trinta) dias da entrada em vigor, aplicando-se a cláusula 14.5 dos Termos. As demais vigoram a partir da publicação.

13. DOS COOKIES E TECNOLOGIAS SIMILARES

13.1. As páginas do serviço usam cookies e tecnologias similares estritamente necessários à autenticação, à segurança da sessão e ao funcionamento das páginas de agendamento, dispensados de consentimento por serem indispensáveis à prestação solicitada. Entre eles está o registro da escolha feita na barra de cookies, guardado no navegador para que a pergunta não se repita e a escolha seja respeitada.

13.2. Nas páginas de cadastro pela web, e somente com o consentimento do Interessado, são usados cookies e identificadores da Meta (Pixel e API de Conversões) para medir a eficácia dos anúncios da VFC. A recusa não impede o cadastro, e o consentimento pode ser alterado pelo link “Cookies” nessas páginas. O aplicativo móvel não usa cookies nem identificadores de publicidade. Fora do cadastro, a VFC não utiliza cookies de publicidade comportamental nem de rastreamento entre sítios para finalidade própria.

13.3. Ferramentas de terceiros carregadas por ação do usuário, como a conexão do número de WhatsApp e as páginas de pagamento, podem registrar cookies próprios, sujeitos às políticas do respectivo terceiro. O titular pode gerenciar cookies no navegador, ciente de que bloquear os necessários impede o funcionamento do serviço.